Suas reuniões de equipe geram resultado ou poderiam ter sido um e-mail?
- Cecilia Gomes
- 7 de jul.
- 4 min de leitura
Atualizado: 15 de jul.
Quantas vezes você já saiu de uma reunião pensando: “isso poderia ter sido um e-mail”?
Essa sensação é comum — e válida — quando a reunião não tem um propósito claro, se prolonga sem necessidade ou não gera nenhum resultado prático.
Por outro lado, uma boa reunião é uma poderosa ferramenta para manter sua equipe alinhada, engajada e produtiva. O segredo está na estrutura e no objetivo.
Uma reunião bem planejada e conduzida permite:
Revisar as tarefas em andamento e resolver pendências rapidamente;
Acompanhar indicadores financeiros com foco no que importa;
Tomar decisões com clareza e designar responsáveis;
Engajar a equipe, dando espaço para falas objetivas e colaboração;
Criar uma rotina de gestão mais fluida e previsível.
Ao aplicar essa lógica, mesmo uma equipe enxuta consegue se organizar melhor, evitar retrabalho e ganhar tempo no dia a dia.
Suas reuniões de equipe geram resultado ou poderiam ter sido um e-mail?
A regra de ouro é simples: se o objetivo for apenas repassar uma informação, use um e-mail.
Como garantir reuniões de equipe que geram resultado?
Reunião é para dialogar, decidir e destravar o que está travado.
Além disso, algumas boas práticas fazem toda a diferença:
Tenha uma pauta clara com tempo estimado para cada bloco;
Compartilhe essa pauta com antecedência, no mínimo 24h;
Respeite o tempo e a fala de cada participante;
Registre as decisões e os responsáveis por cada ação de maneira simplificada;
Mantenha um modelo padrão de ata para garantir o acompanhamento posterior.
Frequência
As reuniões podem ocorrer semanalmente ou quinzenalmente, conforme for mais adequado para o seu negócio. As reuniões semanais terão como foco questões operacionais e do andamento do negócio. Já a primeira (minha sugestão) reunião de cada mês focaria na revisão de resultados, indicadores e metas.
Estrutura
Segue abaixo uma sugestão de estrutura resumida para
Abertura e alinhamento da pauta, incluindo encarregado de prepará-la;
Revisão tarefas reunião anterior;
Atualizações, incluindo revisão de resultados, indicadores e metas na reunião mensal;
Contribuições individuais, conforme necessário (acertado com antecedência dando a cada participante o tempo que terá para se apresentar);
Decisões e temas críticos;
Novas tarefas e encaminhamentos;
Encerramento.
Pauta da reunião
A distribuição da pauta da reunião com antecedência é fundamental para que todos possam se preparar e ter em mãos as informações com as quais deverão contribuir e ainda o que podem esperar dos demais participantes.
Durante a reunião, o responsável pela sua condução deve ficar atento para que os temas discutidos estejam dentro da pauta distribuída. Caso contrário, corre-se o risco de falar de tudo menos o que estava programado. A pauta da reunião seguirá de guia para a confecção da ata, que irá registrar as questões relevantes tratadas durante a reunião.
Ata da reunião
Sugiro colocar no topo da ata uma lista bem resumida das principais decisões tomadas, incluindo responsáveis e prazos acordados. Assim fica mais fácil achar esses itens dentro da ata e voltar a eles depois.
Uma vez preparada a ata, enviar para o responsável pela reunião e, após ser validada, a todos os participantes.
Com uma ajudinha da tecnologia
É possível usar diversas ferramentas para ajudar nessas tarefas, incluindo agendamento da reunião, a preparação da ata... Com a reunião gravada, por exemplo, você submete o áudio, solicita uma transcrição e depois um resumo. Não sou especialista no assunto, então coloquei abaixo uma tabela criada pelo próprio ChatGPT sugerindo algumas ferramentas para cada etapa :)
Modelos prontos para aplicar com sua equipe
Para ajudar você com ferramentas simples e fáceis de implementar imediatamente, seguem abaixo alguns templates simples e objetivos. São materiais prontos para adaptar à sua realidade, que você pode usar semanal ou mensalmente com seu time.
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O seu tempo e de seus colaboradores é recurso muito valioso para ser desperdiçado. Assim, lembre-se também de selecionar bem quem são os participantes de cada reunião. Se bem aproveitadas, essas reuniões podem ter grande impacto na melhoria da sua gestão.
Quer saber mais como fazer o seu negócio crescer? Entre em contato através do e-mail cgomes@cgomes.com.br ou clique aqui.
Sobre a autora:
Cecilia Gomes é profissional com +25 anos de experiência em desenvolvimento de negócios e gestão de empresas. Consultora de Gestão Financeira para empresas e gestão de processos, atua também como CFO para PMEs. Como empreendedora, atuou no ramo de alimentação industrial, fornecendo alimentação para empresas da construção civil. Foi Diretora Financeira e de Operações por 10 anos da Ccaps Translation e Localization e por 4 anos do CEBDS - Conselho Empresarial Brasileiro para o Desenvolvimento Sustentável. Foi Diretora de Marketing da ABMEN - Associação Brasileira dos Mentores de Negócio (2018 / 2019) e é mentora certificada PMBM de programas do B2Mamy, Inovativa Brasil e Founder Institute entre outros.
